Cara Menjadwalkan Rapat di Microsoft Teams - Anda dapat melakukan banyak hal untuk meningkatkan efisiensi
tim Anda, dan menggunakan hub kolaborasi seperti Microsoft Teams adalah salah
satunya. Ini adalah alat komunikasi hebat yang dapat Anda gunakan untuk
mengobrol, berbagi file, dan mengadakan rapat audio dan video dengan tim Anda.
Jika Anda baru memulai Teams, Anda mungkin tidak yakin
bagaimana menjadwalkan rapat. Ada beberapa cara untuk melakukannya, dan opsi
Anda akan bergantung pada versi Microsoft Teams yang Anda gunakan. Pada artikel
ini, kami akan memberikan semua detail yang perlu Anda ketahui.
Cara Menjadwalkan Rapat di Microsoft Teams
Akun Microsoft Teams Anda terhubung ke semua produk Grup
Microsoft 365 seperti SharePoint, Outlook, Yammer, dll. Dan kalender yang Anda
gunakan di Teams terhubung langsung ke kalender Microsoft Exchange.
Outlook juga menggunakan kalender Exchange. Artinya, setelah
Anda menjadwalkan rapat melalui Outlook, rapat akan otomatis muncul di Teams
dan sebaliknya. Berikut ini cara menjadwalkan rapat di Microsoft Teams:
- Di obrolan Teams, klik ikon Jadwalkan rapat (di bawah kotak untuk pesan baru).
- Kemudian, pilih Kalender, yang ada di panel sebelah kiri, lalu klik Rapat baru.
- Sebuah jendela pop-up akan muncul. Anda dapat memilih waktu dan tanggal untuk rapat.
- Setelah selesai dengan penjadwalan, klik Simpan. Setelah itu, jendela pop-up akan ditutup, dan Anda dapat mengirim undangan rapat menggunakan Outlook.
Asisten Penjadwalan
Di jendela pop-up, Anda juga dapat menggunakan fungsi
Asisten Penjadwalan . Fitur ini akan membantu Anda menemukan waktu yang tepat
untuk semua anggota tim Anda, termasuk Anda.
Saat Anda memilih opsi ini, Anda akan dapat melihat kapan
peserta rapat senggang dan kapan mereka sibuk. Biru tua menunjukkan slot waktu
saat tidak tersedia. Slot biru muda adalah waktu yang tersedia, dan slot waktu
abu-abu adalah jam non-kerja peserta.
Cara Mengundang Orang Di Luar Tim Anda
Salah satu hal hebat tentang Microsoft Teams adalah Anda
dapat mengundang orang di luar organisasi Anda untuk bergabung dalam rapat.
Mereka bahkan tidak perlu memiliki lisensi Microsoft Teams.
Yang Anda butuhkan hanyalah nama dan alamat email mereka, dan Anda dapat
mengirim undangan. Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Buka opsi Tambahkan peserta yang diperlukan dalam formulir pop-up Rapat Baru.
- Klik Opsional.
- Masukkan alamat email orang tersebut.
- Klik Undang, undangan email akan segera mendarat di kotak masuk mereka.
Anda juga dapat menjadwalkan rapat yang akan berlangsung di
dalam saluran Teams tertentu. Pada formulir Rapat Baru, pilih Tambahkan
saluran. Setelah Anda mengaturnya dan mengirim undangan, Anda tidak dapat
mengubah saluran.
Jika Anda perlu membuat perubahan, Anda harus membuat
undangan baru. Selain itu, jika rapat akan diadakan di saluran, semua orang
yang merupakan bagian dari tim tersebut akan dapat bergabung ke rapat, meskipun
mereka tidak mendapatkan undangan.
Baca juga: Cara Share Screen di Microsoft Teams di HP dan Laptop
Microsoft Teams Edisi Gratis
Jika Anda menggunakan Teams edisi gratis, Anda mungkin
bertanya-tanya di mana opsi penjadwalan di aplikasi Anda. Sayangnya, di
Microsoft Teams versi gratis, Anda tidak dapat menjadwalkan rapat.
Namun bukan berarti Anda tidak bisa mengadakan pertemuan
sama sekali. Aplikasi ini memiliki opsi Bertemu Sekarang ketika Anda harus
mengumpulkan tim dengan cepat.
Yang harus Anda lakukan adalah mengklik ikon kamera di
sebelah Meet now , lalu pilih semua nama orang yang akan menghadiri rapat.
Fitur ini juga tersedia untuk akun Teams berbasis langganan.
Selengkapnya Tentang Rapat Tim Microsoft
Anda dapat memiliki hingga 250 orang dalam satu rapat Teams.
Namun, Anda tidak dapat melihat setiap peserta secara bersamaan. Sebelum
pembaruan terkini, Anda hanya dapat melihat hingga empat peserta aktif dalam
panggilan. Sekarang Anda dapat memiliki sembilan peserta di layar sekaligus.
Namun pembaruan baru membawa beberapa inovasi menarik lainnya.
Peserta rapat Microsoft Teams kini memiliki kualitas audio
dan latar belakang kustom yang lebih baik untuk rapat. Anda juga dapat
menyematkan video jika perlu lebih memusatkan perhatian pada peserta rapat
tertentu. Fitur terkait rapat lainnya termasuk lobi virtual, berbagi layar, dan
pemecahan masalah interaktif.
Dekatkan Tim Anda
Ada banyak cara untuk membuat tempat kerja Anda lebih
efisien menggunakan Microsoft Teams. Ini sebagian besar merupakan aplikasi
berbasis obrolan dan berbagi file. Tetapi ini juga merupakan alat yang luar
biasa ketika Anda perlu melakukan konferensi video dengan tim Anda.
Menjadwalkan pertemuan dengan Asisten Penjadwalan membuat
logistik menemukan waktu yang tepat jauh lebih nyaman. Dan jika seseorang bukan
bagian dari organisasi atau tim Anda, mereka masih dapat bergabung. Kirimkan
saja mereka undangan melalui email.
Pernahkah Anda menghadiri Rapat Microsoft Teams? Atau
terjadwal? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.
Posting Komentar